TemaEkonomi och administration
KortKort 45 av 68
Frågor5 att utforska
StegEkonomi, juridik och skydd

Admin

Administrativa rutiner

De administrativa rutinerna är det som håller företaget funktionellt utan att du behöver tänka på det varje dag.

Admin handlar om alla de återkommande uppgifter som inte är kärnan i din verksamhet men som måste göras för att allt annat ska fungera: arkivering av dokument, hantering av inkomna fakturor, uppdatering av kontaktlistor, uppföljning av avtal och registrering av inköp. Utan rutiner för det här blir det snabbt ett berg av papper och outredda frågor.

I Sverige finns det krav på att spara räkenskapsmaterial i minst sju år. Det gäller kvitton, fakturor, avtal och annat som rör ekonomin. Digital arkivering är tillåten och vanlig, men filerna måste vara läsbara och sökbara. Skatteverket kan begära att se dem vid en revision.

Välj ett system och håll dig till det. Det behöver inte vara avancerat: en genomtänkt mappstruktur, ett redovisningsprogram för fakturor och en kalender för återkommande deadlines räcker långt för ett litet bolag.

Snabbaste vägen inBestäm en plats för kvitton och avtal och en kalender för återkommande deadlines, och håll dig till dem.

I praktiken

Så här fungerar det i Sverige, med de myndigheter och regler som är relevanta. Det här är orientering, inte juridisk eller skatterådgivning. Kontakta en revisor, jurist eller Skatteverket när du behöver konkret vägledning.

Dokumentarkivering

Spara alla kvitton, fakturor och avtal digitalt och strukturerat; sju års lagring är ett lagkrav.

Inköpshantering

Ha en tydlig rutin för att godkänna och registrera inköp så att inget faller utanför bokföringen.

Deadlines och påminnelser

Lägg in momsredovisning, skattebetalningar och årsredovisning i en kalender med marginal.

Åtkomst och behörigheter

Bestäm vem som har tillgång till finansiella system och dokument, och håll det aktuellt.

Vart du vänder dig

Myndigheter och officiella ingångar som är relevanta för det här kortet. Länkarna går till respektive myndighets egen webbplats.

SkatteverketReglerna för arkivering: räkenskaper sparas i minst sju år.

Frågor att utforska

Använd dem själv eller i grupp. Det finns inga rätta svar, bara bättre samtal.

Har du en tydlig rutin för vad som händer med ett kvitto eller en faktura från det att den anländer till att den är bokförd?
Var lagras era viktiga dokument, och vet alla som behöver hur man hittar dem?
Vilka administrativa uppgifter återkommer varje månad, och vem ansvarar för dem?
Hur säkerställer du att ni inte missar viktiga deadlines mot Skatteverket eller Bolagsverket?
Vilka delar av administrationen tar mest tid och kan de förenklas eller automatiseras?

Vanliga misstag

Att samla ihop kvitton och fakturor i efterhand inför bokslut är tidskrävande och riskabelt; bygg in rutinen löpande i stället.
Digitala arkiv kräver säkerhetskopiering; en fil som försvinner är ett lagkravsproblem, inte bara ett olägenhetsproblem.
En person som ensam håller ihop administrationen skapar ett sårbart beroende; se till att rutinerna är dokumenterade.