Starta företaget
Digitala system card, MethodKit för Starta Företaget
Kort 56 av 68 · MethodKit för Starta Företaget
  • TemaDrift och resurser
  • KortKort 56 av 68
  • Frågor5 att utforska
  • StegDriv och utveckla
Drift och resurser

Digitala system

It och verktyg

De digitala system du väljer tidigt formar hur du arbetar, hur data hanteras och hur lätt det är att växa.

Med digitala system menas den samlade uppsättningen av programvara och tjänster som håller verksamheten igång: affärssystem, CRM, bokföringsprogram, kommunikationsverktyg, lagringslösningar och allt däremellan. Att välja rätt system tidigt sparar mycket tid och pengar jämfört med att byta system mitt i en aktiv verksamhet.

För de flesta nya bolag räcker det med ett enkelt bokföringsprogram, ett kommunikationsverktyg och en lösning för lagring och fildelning. Lägg till mer system när behovet är tydligt, inte i förväg.

Tänk också på integration. System som pratar med varandra minskar manuellt arbete och risken för fel. Kolla att de verktyg du väljer kan kopplas ihop, eller välj ett ekosystem som Google Workspace eller Microsoft 365 som täcker flera behov under ett tak.

Snabbaste vägen inVälj de system som behöver prata med varandra och börja med det som sparar mest tid.

I praktiken

Så här fungerar det i Sverige, med de myndigheter och regler som är relevanta. Det här är orientering, inte juridisk eller skatterådgivning. Kontakta en revisor, jurist eller Skatteverket när du behöver konkret vägledning.

Bokföring och ekonomi

Fortnox, Visma eEkonomi och Bokio är populära i Sverige. Välj ett system som din revisor känner till och som har bra support.

GDPR och personuppgifter

Alla system som lagrar personuppgifter om kunder eller anställda måste uppfylla GDPR. Du behöver ha en rättslig grund för lagringen och informera de registrerade.

Säkerhetskopiering

Ha en plan för backup av kritisk data. Molntjänster har inbyggd backup, men det är ändå ditt ansvar att veta att data inte kan gå förlorad.

It-säkerhet

Starka lösenord, tvåfaktorsautentisering och uppdaterade system är grundläggande skydd. Det tar en timme att sätta upp och kan bespara dig enorma problem.

Frågor att utforska

Använd dem själv eller i grupp. Det finns inga rätta svar, bara bättre samtal.

  1. Vilka system behöver prata med varandra för att verksamheten ska flöda utan manuellt extraarbete?

  2. Hur hanterar du och ditt team lösenord och inloggningar på ett säkert sätt?

  3. Vet du vilka personuppgifter du lagrar, var de lagras och på vilken rättslig grund?

  4. Har du en plan för vad som händer om ett system slutar fungera eller du förlorar tillgång till ett konto?

  5. Hur lätt är det att exportera och flytta din data om du vill byta system?

Vanliga misstag

  • Att låsa in sig i system med dålig export gör det svårt och dyrt att byta senare. Kontrollera alltid att du kan ta med dig din data.
  • GDPR-brister kan leda till anmälningar och böter. Ta det på allvar redan från start, även om du är ett litet bolag.
  • Att ha för många system som inte hänger ihop skapar dubbeljobb och ökar risken för att information tappar synk.